Mevzuat

Yönetmelik

             Sanayi ve Ticaret Bakanlığından:

Borsa Muamelat Yönetmeliği

 BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

             Amaç

             Madde 1 — Bu Yönetmeliğin amacı, borsaların işleyişine, üyelik kaydına, organ toplantılarına, borsalarca verilen hizmetler ile onaylanan ve düzenlenen belgelere, örf, adet ve teamüller ile uyulması zorunlu mesleki kararlara, tahkime ve borsalarca tutulan defterlere ve bunların kayıt usulüne, borsaların bünyesinde kayıt gören, düzenlenen ve dosyalanan her türlü evrak, belge ve defterlerin muhafazasına ve imhasına, ehliyet, temsil ve imza yetkisi ile genel sekreter ve yardımcılarının görev ve yetkilerine ve borsalarca yürütülen diğer iş ve işlemlere ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.

             Kapsam

             Madde 2 — Bu Yönetmelik, ticaret borsalarını ve bunların şubelerini kapsar.

             Dayanak

             Madde 3 — Bu Yönetmelik, 18/5/2004 tarihli ve 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanununun 62 nci maddesinin birinci fıkrasının (c) bendi ile 66 ncı maddesinin birinci fıkrasının (b) bendi ile 99 uncu maddesinin dördüncü fıkrasına  dayanılarak hazırlanmıştır.

             Tanımlar

             Madde 4 — Bu Yönetmelikte geçen;

             Kanun: 18/5/2004 tarihli ve 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanununu,

             Bakanlık: Sanayi ve Ticaret Bakanlığını,

             Birlik: Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğini,      

             Oda: Ticaret ve sanayi odasını, ticaret odasını, sanayi odasını ve deniz ticaret odasını,            

             Borsa: Ticaret borsasını,

             Şube          : Borsa şubesini,

             Meclis: Borsa meclisini,

           Yönetim kurulu: Borsa yönetim kurulunu,

           Organ: Meslek komitesi, disiplin kurulu, meclis ve yönetim kurulunu,

             Ortak veri tabanı: Meslek gruplarına göre yapılan üye kayıtlarının güncel olarak elektronik ortamda Bakanlık ve Birlik bünyesinde tutulduğu veri tabanını,

             ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Üyelik Kaydına İlişkin Hükümler

             Üyelik kaydı

             Madde 5 — Kanunun 32 nci maddesine göre borsalara kayıt zorunluluğu bulunanlar işe başladıkları tarihten itibaren bir ay içinde bulundukları yerdeki borsaya kaydolmak zorundadır. İşe başlama tarihi, alım veya satımın yapıldığı tarihtir.

             Borsalara kayıt talep üzerine yapılır. Ancak, bu maddenin birinci fıkrasına göre kayıt zorunluluğunu yerine getirmeyenler hakkında bu Yönetmeliğin 7 nci maddesi  hükmü saklıdır. Borsalara talep üzerine veya resen üye kaydı yapılabilmesi için kayıt olmak isteyenlerin ticaret siciline veya esnaf ve sanatkarlar siciline kayıtlı olması ve bu kayıtlarda iştigal konuları arasında borsaya tabii maddelerin alım veya satımının yer alması şarttır. Kanunun 32 nci maddesinin üçüncü fıkrası hükmü saklıdır.

             Hakkında üyelikten geçici veya uzun süreli çıkarma cezası verilen ve bu cezalara ilişkin süreleri tamamlanan üyelerden kayıt zorunluluğu bulunanlar, talep üzerine veya resen borsalara yeniden kaydedilir.

             Talep üzerine kayıt

             Madde 6 — Borsalara kaydolmak isteyen gerçek ve tüzel kişiler ile bunların şube, irtibat bürosu, fabrika, temsilcilik, depo, alım satım yeri ve buna benzer üniteleri doğrudan veya şubeler vasıtasıyla bulundukları yer borsasına başvurur. Başvuruda bulunanlara borsa kayıt beyannamesi verilir. Bu beyanname; gerçek kişilerde kendisi veya akitle kendisine yetki verilmiş temsilcisi, tüzel kişilerde ise yetkili organları veya yetkili temsilcileri tarafından doldurulup imzalanarak aşağıdaki belgelerle birlikte borsaya verilir:

             a) Gerçek kişiler için:

             1) İştigal konuları arasında borsa kotasyonuna dahil maddelerin alım veya satımının olduğunun tescilini gösterir Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi veya Türkiye Esnaf ve Sanatkarlar Sicil Gazetesinin aslı veya onaylı örneği ya da sicil tasdiknamesi.

             2) Onaylı ve fotoğraflı nüfus cüzdanı örneği.

             3) Noter tasdikli imza sirküleri.

             4) İkametgah ilmühaberi veya tezkeresi.

             5) Yeni çekilmiş üç adet fotoğraf.

             6) Vergi levhası veya vergi kaydını gösterir belge.

             7) Mevzuatla istenen veya Birlik ya da borsalarca gerekli görülecek diğer belgeler.

             b) Tüzel kişiler için:

             1) Tescil ilanının yayınlandığı ticaret sicili gazetesinin aslı veya onaylı örneği ya da ticaret sicili tasdiknamesi.

             2) Temsilcilerin noter tasdikli imza sirküleri.

             3) Temsilcilerin onaylı ve fotoğraflı nüfus cüzdanı örneği.

             4) Temsilcilerin yeni çekilmiş üç adet fotoğrafı.

             5) Temsilcilerin ikametgah ilmühaberi veya tezkeresi.

             6) Tescil ilanında yayınlanmamışsa noter tasdikli ana sözleşme örneği.

             7) Mevzuatla istenen veya Birlik ya da borsalarca gerekli görülecek diğer belgeler.

             Bu maddenin birinci fıkrasının (a) ve (b) bentlerinde belirtilen ve noter tasdik zorunluluğu aranmayan belgeler asılları görülmek, örneklerine aslı gibidir kaşesi vurulmak ve paraflanmak kaydıyla ilgili borsa tarafından onaylanabilir.

             Kayıt beyannamesinde belirtilen bilgilerin doğruluk derecesi ile işletmenin durumu borsa tarafından yerinde incelenir ve bu inceleme sonucunda bir tespit raporu düzenlenir.

             Kayıt beyannamesi ile tespit raporunun içeriği Birlik tarafından belirlenir.

             Üyelik kaydı için şubelere yapılan başvurular, gerekli belgelerle birlikte bir yazı ekinde derhal yönetim kuruluna sunulur.

             Resen kayıt

             Madde 7 — Kanunun 32 nci maddesine göre borsalara kayıt zorunluluğu bulunup da bu zorunluluğu işe başladığı tarihten itibaren bir ay içinde yerine getirmeyenleri başvuru üzerine veya resen öğrenen ilgili borsa, öncelikle bunlardan ticaret siciline veya esnaf ve sanatkarlar siciline tescil edilmiş olmayanları tescil işleminin yapılması için ilgili ticaret sicili memurluğuna veya esnaf ve sanatkar sicili müdürlüğüne bildirir. Bu bildirim üzerine, ticaret sicili memurluğu ile esnaf ve sanatkar sicili müdürlüğü gerekli işlemleri yapmakla yükümlüdür.

             İlgili sicile tescil edilmiş olup da borsaya kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeyenler ile bu maddenin birinci fıkrası uyarınca ticaret siciline veya esnaf ve sanatkarlar siciline tescil edilenlerin durumu borsa tarafından yerinde incelenir ve bu inceleme sonucunda bir tespit raporu düzenlenir. Ayrıca, borsaya kayıt için gereken ve bu Yönetmeliğin 6 ncı maddesinin birinci fıkrasında belirtilen belgelerden ilgilinin sicil dosyasında mevcut olanların birer örneği ticaret sicili memurluğu veya esnaf ve sanatkar sicili müdürlüğünden temin edilir.

             Kayıt kararı

             Madde 8 — Talep üzerine kayıtlarda kayıt beyannamesi ve ekleri ile tespit raporu, resen kayıtlarda ise ticaret sicili memurluğundan veya esnaf ve sanatkar sicili müdürlüğünden temin edilen belgeler ile tespit raporu yönetim kuruluna sunulur. Bunlardan mevzuat hükümlerine uygun görülenlerin üyeliğe kaydedilmesine yönetim kurulunca karar verilir. Yönetim kurulu bu konudaki yetkisini başkana, üyelerinden birine veya birkaçına yahut genel sekretere devredebilir.

             Yönetim kurulu veya yetki devri halinde yetki devredilenler, ilgilinin 19/1/2005 tarihli ve 25705 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Borsalarda Mesleklerin Gruplandırılması Hakkında Yönetmelik hükümleri çerçevesinde meslek grubuna, 8/1/2005 tarihli ve 25694 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kayıt Ücreti ile Yıllık Aidat ve Munzam Aidatın Tespiti ve Ödenmesi Hakkında Yönetmelik hükümleri çerçevesinde derecesine ve alınacak kayıt ücretine karar verir. Bu karar, yönetim kurulu tarafından verilmesi halinde karar defterinde, yetki devredilenler tarafından verilmesi halinde ise kayıt beyannamesinde belirtilir. Yönetim kurulu veya yetki devri halinde yetki devredilenler tarafından verilen kararın tarihi, kayıt tarihidir.

             Kayda ilişkin işlemler

             Madde 9 — Borsaya kaydına karar verilen her üye hakkında aşağıdaki işlemler yapılır:

             a) Borsa sicil defterine kaydı yapılır ve borsa sicil numarası verilir. Sicil numaraları teselsül eder. Kaydı silinen üyelere ait sicil numaraları başka üyelere verilemez.

             b) Üyeye ilişkin bilgiler ortak veri tabanına işlenir. Ortak veri tabanının düzenlenmesine ve tutulmasına ilişkin usul ve esaslar Birliğin uygun görüşü üzerine Bakanlıkça belirlenir.

             c) Borsa sicil dosyası açılır. Üyenin borsa kaydına esas teşkil eden belgeler ile üyeye ilişkin diğer belgeler bu dosyada muhafaza edilir. Üyenin borsa sicil numarası ile ticaret sicili numarası veya esnaf ve sanatkarlar sicil numarası dosya üzerine yazılır. Borsa sicil dosyası tutulmak kaydıyla bu dosyada yer alan belgeler elektronik ortama aktarılarak kullanılabilir.

             d) Talebi halinde üyeye fotoğraflı bir kimlik verilir. Geçerlilik süresi kimlik üzerinde belirtilir.

             e) Borsaya kaydının yapıldığı derhal üyeye tebliğ olunur.

             f) Şubelerin çalışma alanında faaliyet gösteren üyelerin borsa sicil dosyası derhal ilgili şubeye gönderilir.

             Tebligat

             Madde 10 — Borsaya kaydının yapıldığının bildirilmesi amacıyla üyeye yapılacak tebligatta;

             a) Kayıt tarihi,

             b) Derecesi ve tespit olunan bu dereceye ilişkin karara karşı tebellüğ tarihinden itibaren on gün içinde meclise itiraz edilebileceği,

             c) Ödeyeceği kayıt ücreti ve bunun ödeme süresi ile süresinde ödenmeyen kayıt ücreti için 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun uyarınca günlük gecikme zammı tahakkuk ettirileceği,

             d) Meslek grubu ve dahil edildiği bu meslek grubuna ilişkin karara karşı tebellüğ tarihinden itibaren on gün içinde meclise itiraz edilebileceği,

             açıkça belirtilir.

             Kaydın resen yapılması halinde üyeye yapılacak tebligatta bu maddenin birinci fıkrasında belirtilen hususların yanı sıra;

             a) Borsaya kayıt kararına karşı tebellüğ tarihinden itibaren on gün içinde meclise itiraz edilebileceği,

             b) Borsaya kayıt için gerekli olup da ticaret sicili memurluğundan veya esnaf ve sanatkar sicili müdürlüğünden temin edilemeyen belgelerin bir ay içinde borsaya teslim edilmesi, belgelerin süresinde teslim edilmemesi durumunda ise 2/3/2005 tarihli ve 25743 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Oda ve Borsa Üyelerine Verilecek Disiplin ve Para Cezaları ile Disiplin Kurulu ve Yüksek Disiplin Kurulu Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre işlem yapılacağı

             açıkça belirtilir.

             İtiraz

             Madde 11 — Üyeler, talep üzerine yapılan kayıtlarda tespit olunan derecelere dair kararlara, resen yapılan kayıtlarda ise kayda ve/veya derecelere ilişkin kararlara karşı Kayıt Ücreti ile Yıllık Aidat ve Munzam Aidatın Tespiti ve Ödenmesi Hakkında Yönetmeliğin 15 inci maddesi çerçevesinde; dahil edildiği meslek grubuna ilişkin kararlara karşı da Ticaret Borsalarında Mesleklerin Gruplandırılması Hakkında Yönetmeliğin 9 uncu maddesi çerçevesinde itiraz edebilir.

             Değişikliklerin bildirilmesi ve üyelerin durumlarının takibi

             Madde 12 — Üyelerden ticaret siciline kayıtlı olanlar, durumlarında meydana gelen ve 29/6/1956 tarihli ve 6762 sayılı Türk Ticaret Kanununa göre tescil ve ilanı gereken her türlü değişikliği, esnaf ve sanatkar siciline kayıtlı olanlar ise borsa kayıt beyannamesinde beyan edilen hususlarda meydana gelen değişiklikleri gerçekleşmesinden itibaren bir ay içinde, kayıtlı oldukları borsalara bildirmek zorundadır. Bildirim bir dilekçe ile yapılır. Bildirime esas teşkil eden belgeler de dilekçeye eklenir. Bildirim zorunluluğunu yerine getirmeyenler hakkında Oda ve Borsa Üyelerine Verilecek Disiplin ve Para Cezaları ile Disiplin Kurulu ve Yüksek Disiplin Kurulu Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre işlem yapılır.

             Ticaret siciline veya esnaf ve sanatkarlar siciline tescili zorunlu olup da yasal şekil ve sürede tescil ettirilmemiş olan bir hususu haber alan ilgili borsa, bu yasal zorunluluğu yerine getirmeyenlerin durumlarını gerekli sicil değişikliklerinin yapılması için ilgili ticaret sicili memurluğuna veya esnaf ve sanatkar sicili müdürlüğüne bildirir. Bu bildirim üzerine, ticaret sicili memurluğu ile esnaf ve sanatkar sicili müdürlüğü gerekli işlemleri yapmakla yükümlüdür.

             Üyelerin durumlarının takibi ve araştırılmasına ilişkin Kayıt Ücreti ile Yıllık Aidat ve Munzam Aidatın Tespiti ve Ödenmesi Hakkında Yönetmeliğin 13 üncü maddesinin ikinci fıkrası hükmü saklıdır.

             Üye kayıtlarının güncelleştirilmesi

             Madde 13 — Borsalar, Kanunun 32 nci maddesi uyarınca her yılın Ocak ayında üye kayıtlarını güncelleştirir. Buna göre; içinde bulunulan yıldan önceki ikinci yılın Ocak ayının ilk gününden, güncelleştirme işleminin yapılacağı ana kadar adres ve durumları tespit edilemeyenler ile bu süre zarfında borsa maddeleri üzerine alım satımı bulunmayanların üyeliği meclis kararıyla askıya alınır ve bunlar borsa hizmetlerinden yararlanamaz. Üyeliğin askıya alınması, üyelerin isimlerinin meslek grupları ve seçmen listelerinden silinmesini ve bu üyelerin aidat tahakkuklarının durdurulmasını kapsar.

             İçinde bulunulan yıldan önceki ikinci yılın Ocak ayının ilk günü ve sonrasında borsaya kaydolan üyeler hakkında bu maddenin birinci fıkrası hükmü uygulanmaz.

             Borsa maddeleri üzerinde alım satımın bulunmaması nedeniyle üyeliği askıya alınanlardan, borsaya tabi maddeler üzerinde alım satım işleminin bulunduğunun belgelendirilmek kaydıyla beyan üzerine veya resen tespit edilmesi halinde bu üyelerin üyeliği meclis kararıyla askıdan indirilir ve isimleri meslek gruplarına dahil edilerek aidat tahakkukları yeniden başlatılır. Ancak bunlar, aidat borçlarının tamamını ödemedikçe seçmen listelerine dahil edilmez.

             Adres ve durumunun tespit edilememesi nedeniyle üyeliği askıya alınanlardan, adres ve durumlarını bildirenlerin üyeliği meclis kararıyla askıdan indirilir ve bu üyelerin isimleri meslek gruplarına dahil edilerek aidat tahakkukları yeniden başlatılır. Ancak bunlar, aidat borçlarının tamamını ödemedikçe seçmen listelerine dahil edilmez.

             Adres ve durumunun tespit edilememesi nedeniyle üyeliği askıya alınan üyelerden, üyeliğin askıya alınmasına ilişkin meclis kararını takip eden yılbaşından itibaren iki yıl içinde adres ve durumlarını bildirmeyenlerin kayıtları, yönetim kurulunun teklifi ve meclisin kararıyla borsadan silinir.

             Bu maddenin uygulanmasından ilgili organlar sorumludur.

             Talep üzerine veya resen kaydın silinmesi

             Madde 14 — Ticaret sicili veya esnaf ve sanatkarlar sicilindeki kaydının terkin edildiğini gösteren Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi veya Türkiye Esnaf ve Sanatkarlar Sicil Gazetesinin aslı veya onaylı örneğini veyahut ilgili ticaret sicili memurluğundan veya esnaf ve sanatkar sicili müdürlüğünden alınmış bir yazıyı dilekçe ekinde doğrudan veya şubeler vasıtasıyla borsaya ibraz eden üyenin kaydı yönetim kurulu kararıyla silinir.

             Ticareti terk, vergi mükellefiyetinin sona ermesi, vefat ve benzeri sebeplerle üyenin işini bıraktığını başvuru üzerine veya resen öğrenen ilgili borsa, öncelikle bunlardan ticaret sicili veya esnaf ve sanatkar sicilinden kaydını terkin ettirmeyenleri terkin işleminin yapılması için ilgili ticaret sicili memurluğuna veya esnaf ve sanatkar sicili müdürlüğüne bildirir. Bu bildirim üzerine, ticaret sicili memurluğu ile esnaf ve sanatkar sicili müdürlüğü gerekli işlemleri yapmakla yükümlüdür.

             Ticaret sicili veya esnaf ve sanatkar sicilindeki kaydı terkin edilmiş olup da borsadan kaydını sildirmeyenler ile bu maddenin ikinci fıkrasına göre ticaret sicili veya esnaf ve sanatkar sicilinden kaydı terkin edilenlerin borsa kayıtları, ilgili meslek komitesinin de görüşü alınmak suretiyle yönetim kurulu kararıyla silinir.

             Yönetim kurulu kayıt silme yetkisini başkana, üyelerinden birine veya birkaçına yahut genel sekretere devredebilir. Yönetim kurulu veya yetki devri halinde yetki devredilenler tarafından verilen kararın tarihi, kaydın silinme tarihidir.

             Kayıt silmeye ilişkin işlemler

             Madde 15 — Bu Yönetmelik hükümlerine göre, borsadan kaydı silinenler hakkında aşağıdaki işlemler yapılır:

             a) Borsa sicil defterine kaydın silindiği kayıt silme tarihiyle beraber yazılır. Kaydı silinen üyelere ait sicil numaraları başka üyelere verilemez.

             b) Kaydın silindiği ortak veri tabanına işlenir.

             c) Kaydın silinmesine esas teşkil eden belgeler borsa sicil dosyasına konulur. Ayrıca, kaydın silindiği dosya üzerine yazılır ve bu dosya muhafaza edilmek amacıyla arşive kaldırılır.

             d) Kaydı silinenlerden, geçerlilik süresi sona ermeyen kimlikler istenerek iptal edilir.

             e) Kaydı silinen üyeler hakkında Kayıt Ücreti ile Yıllık Aidat ve Munzam Aidatın Tespiti ve Ödenmesi Hakkında Yönetmeliğin 9 uncu maddesine göre işlem yapılır. Ancak, aynı Yönetmeliğin 10 uncu maddesi hükmü saklıdır.

             Şubenin çalışma alanında faaliyet gösteren üyelerin kaydının silinmesi durumunda, kayıt silmeye ilişkin belgeler derhal ilgili şubeye gönderilir. Bu takdirde, bu maddenin (c), (d) ve (e) bentlerinde belirtilen işlemler şube tarafından yerine getirilir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Organ Toplantıları ve Kararları

             Olağan ve olağanüstü toplantılar

             Madde 16 — Meslek komitesi, ayda bir kez olağan olarak toplanır. Gerektiğinde, başkanın, yokluğunda yetkilendirdiği yardımcısının çağrısıyla her zaman olağanüstü toplanabilir. Ayrıca, beş kişilik meslek komitesinde en az iki, yedi kişilik meslek komitesinde en az üç, dokuz kişilik meslek komitesinde en az dört ve on bir kişilik meslek komitesinde en az beş üyenin meslek komitesi başkanlığına hitaben yapacağı yazılı talep üzerine meslek komitesi, üç gün içinde başkanı, yokluğunda yetkilendirdiği yardımcısı tarafından olağanüstü toplantıya çağrılır.

             Meclis, ayda bir kez olağan olarak toplanır. Gerektiğinde meclis başkanının, yokluğunda yetkilendirdiği yardımcısının çağrısıyla her zaman olağanüstü toplanabilir. Ayrıca meclis, üye tam sayısının en az dörtte birinin veya yönetim kurulunun meclis başkanlığına hitaben yapacağı yazılı talep üzerine yedi gün içinde, başkanı, yokluğunda yetkilendirdiği yardımcısı tarafından olağanüstü  toplantıya çağrılır.

             Yönetim kurulu, haftada bir kez olağan olarak toplanır. Gerektiğinde başkanın, yokluğunda yetkilendirdiği yardımcısının çağrısı üzerine her zaman  olağanüstü toplanabilir. Ayrıca, beş kişilik yönetim kurulunda en az iki, yedi kişilik yönetim kurulunda en az üç, dokuz kişilik yönetim kurulunda en az dört ve on bir kişilik yönetim kurulunda en az beş üyenin yönetim kurulu başkanlığına hitaben yapacağı yazılı talep üzerine yönetim kurulu üç gün içinde, başkanı, yokluğunda yetkilendirdiği yardımcısı tarafından olağanüstü toplantıya çağrılır.

             Disiplin kurulu, gerektiğinde başkanının veya yönetim kurulu başkanının çağrısı üzerine toplanır. Ayrıca, en az üç üyenin disiplin kurulu başkanlığına hitaben yapacağı yazılı talep üzerine disiplin kurulu, üç gün içinde başkanı, yokluğunda en yaşlı kurul üyesi tarafından toplantıya çağırılır.

             Şube meclisi ayda bir kez olağan olarak toplanır. Şube meclisi, gerektiğinde başkanının, yokluğunda yardımcısının çağrısıyla her zaman olağanüstü toplanabilir. Ayrıca, şube meclisi, üye tam sayısının en az dörtte birinin veya şube yönetim kurulunun şube meclisi başkanlığına hitaben yapacağı yazılı talep üzerine yedi gün içinde, başkanı, yokluğunda yardımcısı tarafından olağanüstü  toplantıya çağrılır.

             Şube yönetim kurulu haftada bir kez olağan olarak toplanır. Şube yönetim kurulu, gerektiğinde başkanının, yokluğunda yardımcısının çağrısı üzerine her zaman olağanüstü toplanabilir. Ayrıca, şube yönetim kurulu, en az iki üyenin şube yönetim kurulu başkanlığına hitaben yapacağı yazılı talep üzerine üç gün içinde, başkanı, yokluğunda yardımcısı tarafından olağanüstü toplantıya çağrılır.

             Organ toplantılarına ilgili organ başkanı başkanlık eder. Başkanın yokluğunda toplantılara, disiplin kurulunda en yaşlı üye, diğer organlarda başkanın yetkilendirdiği yardımcısı başkanlık eder.

             Meslek komitelerinin başkanları, başkan yardımcıları veya uygun görülen üyeleri, komite kararına binaen oy kullanmamak üzere kendi mesleklerini ilgilendiren konularda meclis toplantılarına katılabilir.

             Toplantıya çağrı

             Madde 17 — Organ toplantıları için üyelere, ilgili organ başkanı tarafından gündemi de ihtiva eden birer davetiye gönderilir.  Üyeler, müşterek bir davetiye ile de toplantıya çağrılabilir. Toplantı davetiyeleri, toplantıdan en geç yirmi dört saat önce üyelere ulaştırılır. Olağanüstü toplantılarda bu süre aranmaz.

             Toplantı davetiyeleri ile gündemlerin üyelere gönderilmesinde bu Yönetmeliğin 80 inci maddesindeki bildirim hükümleri uygulanır. Ancak, toplantı davetiyesinin gönderilmesinin mümkün olmadığı olağanüstü hallerde yönetim kurulu/şube yönetim kurulu, telgrafla da davet olunabilir.

             Olağan toplantıların gün ve saatinin organlar tarafından önceden kararlaştırılması ve bu kararın her üyeye tebliğ edilmiş olması kaydıyla, her toplantı için üyelere ayrı davetiye gönderilmesi şartı aranmaz. Bu takdirde, toplantılara ilişkin gündem, toplantıdan en geç yirmi dört saat önce üyelere ulaştırılmak kaydıyla faks veya elektronik ortamda da gönderilebilir. Toplantı için kararlaştırılan günün resmi tatil gününe rastlaması durumunda toplantı tatili takip eden ilk iş gününde yapılır.

             Bu maddenin uygulanmasından organ başkanları, yokluğunda yetkilendirdikleri yardımcıları sorumludur.

             Toplantı gündemi ve yeri

             Madde 18 — Organ toplantılarının gündemi, genel sekreter veya görevlendireceği personel tarafından yapılacak hazırlık üzerine, ilgili organ başkanı, yokluğunda toplantıya başkanlık edecek üye tarafından belirlenir. Ayrıca toplantı gündeminin görüşülmesine başlanılıncaya kadar, beş kişilik meslek komitesinde en az iki, yedi kişilik meslek komitesinde en az üç, dokuz kişilik meslek komitesinde en az dört ve on bir kişilik meslek komitesinde en az beş üyenin meslek komitesi başkanlığına; meclis üyelerinin en az dörtte birinin meclis başkanlığına ve yönetim kurulu üyelerinin en az üçte birinin yönetim kurulu başkanlığına hitaben yapacağı yazılı talep üzerine toplantıların gündemine yeni maddeler eklenir.

             Şubelerde organ toplantılarının gündemi, şube müdürü tarafından yapılacak hazırlık üzerine, ilgili organ başkanı, yokluğunda toplantıya başkanlık edecek üye tarafından belirlenir. Ayrıca toplantıya başlanılmasına kadar, şube yönetim kurulunda en az iki üyenin şube yönetim kurulu başkanlığına ve şube meclisi üyelerinin en az üçte birinin şube meclisi başkanlığına hitaben yapacağı yazılı talep üzerine toplantıların gündemine yeni maddeler eklenir.

             Organ toplantılarının hizmet binasında yapılması esastır. Zorunlu hallerde hizmet binası dışında da toplanılabilir.

             Hazirun cetveli

             Madde 19 — Toplantı yeter sayısını, üyelerin toplantılara katılımını ve başka yerde görevlendirilen üyeleri tespit etmek amacıyla tüm üyelerin isim ve imza bölümlerini içeren hazirun cetveli, ilgili organ başkanının gözetiminde genel sekreter veya görevlendirdiği yardımcısı, şubelerde ise şube müdürü tarafından tutulur ve muhafaza edilir.

             Hazirun cetveli, organ toplantılarına katılmak üzere gelen üyeler tarafından her toplantı öncesinde imza edilir. Toplantıya katılmayan üyelerin isimlerinin karşısına toplantıya katılmadığı veya görevli olduğu yazılır.

             Toplantı ve karar yeter sayısı

             Madde 20 — Meslek komitesi, meclis, yönetim kurulu ve disiplin kurulu ile şube meclisi ve şube yönetim kurulu üye tam sayılarının çoğunluğu ile toplanır. Kararlar, disiplin kurulunda üye tamsayısının çoğunluğuyla, diğer organlarda toplantıya katılanların oy çokluğuyla verilir. Toplantılarda çekimser oy kullanılamaz.

             Organ üyelerinin görevlendirilmelerine ilişkin toplantılar hariç, meslek komitesi, meclis, yönetim kurulu ve disiplin kurulu üyeleri ile şube meclisi ve şube yönetim kurulu üyeleri kendilerini, eşlerini ve üçüncü dereceye kadar (bu derece dahil) kan ve ikinci derece kadar (bu derece dahil) kayın hısımları ile evlatlıklarını ilgilendiren işlere ilişkin gündem maddesi görüşülürken toplantılara katılamaz ve oy kullanamaz. Aksi halde, bu gündem maddesine ilişkin alınan karar ve bu karar uyarınca yapılan işlemler hükümsüz kalır.

             Bu maddenin ikinci fıkrasında belirtilen sebeplerden dolayı toplantı ve karar yeter sayısının sağlanamaması halinde, yedek üyeler münhasıran bu toplantı için çağrılır. Üyenin bu şekilde toplantının bir bölümüne katılmamış olması toplantının tamamına katılamayacağı veya katılmadığı sonucunu doğurmaz. 

             Disiplin kurulu toplantılarına ve bu toplantılara katılamayacak olanlar hakkında Oda ve Borsa Üyelerine Verilecek Disiplin ve Para Cezaları ile Disiplin Kurulu ve Yüksek Disiplin Kurulu Hakkında Yönetmeliğin 28 inci ve 29 uncu maddeleri uygulanır.

             Toplantı ve karar numarası

             Madde 21 — Organların yapacağı toplantılara her seçim devresinde bir numaradan başlamak üzere devre sonuna kadar teselsül eden numaralar verilir. Ayrıca, toplantılarda alınan kararlara da her toplantıda bir numaradan başlamak üzere sırayla numaralar verilir.

             Karar özetleri

             Madde 22 — Kararlar derhal yazılıp imzalanabileceği gibi, önce özet olarak veya elektronik cihazlarla kayda alındıktan sonra da yazılıp imzalanabilir. Kararların önce özet olarak yazılması halinde karar özetlerine; toplantı tarihi, numarası, alınan kararlara ilişkin oy sayısı ve varsa ret oyu veren üyelerin muhalefet şerhi yazılır.

             Genel sekreter/şube müdürü tarafından tutulan karar özetleri, ilgili organ başkanı ve genel sekreter/şube müdürü ile meclis toplantılarında toplantıya katılan katip üye tarafından imzalanır. Elektronik cihazlarla yapılan kayıtların deşifresi, genel sekreter/şube müdürü veya görevlendirilen personel tarafından yapılır.

             Karar özetlerine veya elektronik cihazlarla yapılan kayıtların deşifrelerine dayanılarak hazırlanan kararlar, toplantıya katılan üyelere en geç bir sonraki toplantıda imza ettirilir. Ancak, meclis üye sayısının 40’dan fazla olması halinde meclis toplantılarında; görüşmeler banda kaydedilerek, deşifre edilir. Söz konusu deşifreler gerekirse  meclis başkanlığınca düzeltilerek,  toplantı kararları ile birlikte tutanak tasarısı haline getirilir ve bir sonraki toplantı gündemi ile birlikte meclis üyelerine karar özetleri gönderilir. Meclis karar özetleri; bir sonraki meclis toplantısında, gündemin ilk maddesi olarak okunarak, onaya sunulur. Aynen veya düzeltilerek, meclisin onayından geçen tutanaklar, meclis başkanı ve başkan yardımcıları ile katip üye tarafından imzalanır. İmza işlemi, kararın son sayfasına sayfa sayısı ve karar numaraları yazılmak kaydıyla isimlerin bulunduğu sayfanın imzalanması ve diğer sayfaların paraflanması suretiyle yapılır. Tutanağın başına o toplantıya ait imza cetveli eklenir.  Tutanağın her sayfasına toplantı sayısı, tarihi, sayfa sayısı yazılır.

             Karar defterleri

             Madde 23 — Borsalarda meclis, yönetim kurulu ve disiplin kurulu ile her bir meslek komitesi, şubelerde ise şube meclisi ve şube yönetim kurulu için ayrı bir karar defteri tutulur. Karar defterine elle yazılmayan kararlar, elektronik ortamda yazılıp çıktısı alınmak suretiyle ilgili organa ait karar defterinin sayfalarına kenarları mühürlenerek yapıştırılır. Birden fazla sayfadan oluşan kararların her bir sayfası, karar defterinin sayfalarına ayrı ayrı yapıştırılır.

             Bilanço, kesin hesap, mizan, aktarma tablosu, gelir tablosu, kadro cetveli, tarife ve benzeri belgeler kararların içerisine dercedilir veya bunların toplam rakamları ile sonuçlarına kararda yer verilmek suretiyle defterin kararı takip eden sayfalarına kenarları mühürlenerek yapıştırılır.

             Karar defterleri, karar özetleri ve  toplantılar için elektronik cihazlarla yapılan kayıtlar genel sekreter veya görevlendireceği personel tarafından, şubelerde ise şube müdürü tarafından saklanır. Bunlar, idari ve adlî mercilerin talepleri dışında hizmet binası dışına çıkarılamaz.

             Karar defterleri, ilgili organ üyeleri tarafından hizmet binası içinde her zaman incelenebilir ve fotokopi bedeli karşılığında örnekleri alınabilir. 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu hükümleri saklıdır.

             Toplantıya katılmamanın sonuçları

             Madde 24 — Özürlü veya özürsüz olarak altı ay içinde yapılan toplantıların yarısından bir fazlasına katılmayan meslek komitesi, meclis, yönetim kurulu ve disiplin kurulu üyeleri ile şube meclisi ve şube yönetim kurulu üyeleri üyelikten çekilmiş sayılır. Altı aylık süre, organ seçimlerinin kesinleştiği tarihten sonraki herhangi bir altı aylık zaman dilimi göz önünde bulundurularak hesaplanır.

             Toplantı yeter sayısına ulaşılamaması nedeniyle olağan organ toplantılarının üst üste üç kez gerçekleşememesi halinde, bu üç toplantıya gelmeyenlerin üyeliği kendiliğinden sona erer. Toplantı yeter sayısına ulaşılamaması nedeniyle toplantıların gerçekleşememesi durumunda, gerçekleşemeyen toplantılar için düzenlenen hazirun cetvelinin bir sureti ilgili karar defterine kenarları mühürlenerek yapıştırılır.

             Bu Yönetmelik hükmüne uygun çağrı yapılmaması veya başka bir yerde görevlendirilmeleri nedeniyle organ toplantılarına katılamayan üyeler, bu maddenin birinci ve ikinci fıkrasının uygulanmasında katılamadıkları bu toplantılara katılmış sayılır.

             Organ toplantıları ile üyelerin bu toplantılara katılımı genel sekreter/şube müdürü tarafından tutulan devam çizelgeleriyle takip edilir ve bu çizelgeler ilgili organ başkanı tarafından denetlenir. Bunun sonucunda, üyelikten çekilmiş sayıldığı veya üyeliğinin kendiliğinden sona erdiği tespit edilenlerin yerine yönetim kurulu başkanı/ şube başkanı veya ilgili organ başkanı tarafından yedek üyeler çağrılır.

             Bu maddenin uygulanmasından ilgili organ başkanları sorumludur.

             Müşterek toplantılar

             Madde 25 — Meslek komitelerinin tamamı, yönetim kurulu başkanının, yokluğunda yetkilendirdiği yardımcısının bu Yönetmeliğin 17 nci maddesine uygun olarak yapacağı çağrı üzerine yönetim kurulunun da katılımıyla her yılın Mart ve Eylül aylarında olmak üzere altı ayda bir müştereken toplanır. Bu toplantıya yönetim kurulu başkanı, yokluğunda yetkilendirdiği yardımcısı başkanlık eder.

             Müşterek toplantılarda toplantı nisabı aranmaz. Kararlar toplantıya katılanların oy çokluğuyla alınır. Alınan kararlar bir tutanağa bağlanır. Tavsiye niteliğindeki bu kararlar, ilk yönetim kurulu veya meclis toplantısında görüşülür.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Onaylanan ve Düzenlenen Belgeler ile Verilen Hizmetler

             Belgeler

             Madde 26 — Borsalar ve bunların şubeleri, Kanunun 51 inci maddesinin ikinci fıkrasında ve ilgili mevzuatta öngörülen belgeleri talep halinde verir veya onaylar. İstek halinde bu belgeler yabancı dilde de verilebilir.

             Belgeler matbu olarak düzenlenip verilebilir. Ayrıca, belgelerin ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak elektronik ortamda da düzenlenip verilebilmesi mümkündür. Birlik, borsalarca ve bunların şubelerince düzenlenecek ve onaylanacak belgelerin içeriğini ve şeklini belirlemeye yetkilidir.

             Borsalarca verilecek ve onaylanacak belgeler, yönetim kurulu tarafından tasdik edilir. Yönetim kurulu bu yetkisini başkana, üyelerinden birine veya birkaçına yahut genel sekretere devredebilir. Şubelerce verilecek ve onaylanacak belgeler ise, şube yönetim kurulu tarafından tasdik edilir. Şube yönetim kurulu bu yetkisini şube başkanına, üyelerinden birine veya birkaçına yahut şube müdürüne devredebilir.